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Compliance-Richtlinie der Uzin Utz Group

Mit unserer immer stärkeren Marktposition wächst auch unsere Verantwortung gegenüber Geschäftspartnern, Aktionären, Mitarbeitern und der Öffentlichkeit. Um dieser Verantwortung und einem immer komplexer werdenden, regulatorischen Umfeld gerecht zu werden, soll unsere Compliance-Richtlinie nicht nur eine rechtliche, sondern auch eine ethische Orientierung bieten.

Diese grundlegenden und verbindlichen Regeln für unser Verhalten innerhalb der Uzin Utz Gruppe sowie gegenüber unseren Geschäftspartnern, Aktionären und der Allgemeinheit finden Sie unterstehend:

1. Einleitung

Die Uzin Utz Group ist mit 1.268 Mitarbeitern1 und einem Umsatz von 345,7 Mio. Euro (2018) führend in der Entwicklung und Herstellung von Produkten und Maschinen für die Bodenverlegung. Stetiger Wandel bei nachhaltiger Entwicklung – damit lässt sich am besten beschreiben, was 1911 begann und heute die Uzin Utz Group ausmacht: In über 100 Jahren entwickelte sich aus einem kleinen regionalen Klebstoffhersteller der weltweit einzige Komplettanbieter in Sachen Bodenkompetenz. Die Uzin Utz Group bietet ein umfassendes Sortiment an Produkten, Systemen und Dienstleistungen rund um die Neuverlegung, Renovierung und Werterhaltung von Bodenbelägen aller Art – allesamt aus eigener Entwicklung und Produktion. So unterstützt die Uzin Utz Group Handwerk, Handel, Planer und Architekten in allen Belangen rund um den Boden – von der Untergrundvorbereitung über die Verlegung und Versiegelung bis hin zur Pflege.
Der Konzern verfügt auf den wichtigsten Märkten rund um den Globus über eigene Gesellschaften und ist neben Deutschland in 47 weiteren Ländern vertreten. Die klare Fokussierung der Unternehmensgruppe auf die Kernkompetenz Boden ist dabei weltweit einzigartig. Auf diese Weise stellt sich die Uzin Utz Group erfolgreich und auf internationalem Niveau den Anforderungen einer globalisierten Wirtschaft.

Mit dieser herausragenden Stellung auf dem Markt, die nicht nur gehalten, sondern immer weiter ausgebaut werden soll, steigt der Grad der Verantwortung, die die Uzin Utz Group übernimmt – gegenüber unseren Geschäftspartnern, gegenüber den Aktionären, gegenüber unseren Mitarbeitern, aber auch gegenüber der Allgemeinheit.

Um diesem Anspruch auch vor dem Hintergrund eines immer schwieriger werdenden regulatorischen Umfelds gerecht zu werden, soll die vorliegende Compliance-Richtlinie, zusammen mit den auf ihr basierenden Verhaltensregeln, nicht nur eine rechtliche, sondern auch eine ethische Orientierung bieten. Die Compliance-Richtlinie enthält die grundlegenden und verbindlichen Regeln für unser Verhalten innerhalb der Uzin Utz Group sowie gegenüber unseren Geschäftspartnern, Aktionären und der Allgemeinheit.

Vorstand und Aufsichtsrat der Uzin Utz AG erwarten von jedem Mitarbeiter und im besonderen Maße von allen Führungskräften eine strikte Einhaltung der Compliance-Richtlinie.

2. Definition und Anwendungsbereich

Compliance bedeutet Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften, Kodizes und internen Richtlinien sowie deren Überwachung.

Diese Compliance-Richtlinie richtet sich an alle Mitarbeiter der Uzin Utz Group, einschließlich der Führungskräfte und Organmitglieder.

3. Eigenverantwortung der Mitarbeiter und Führungskräfte

Diese Compliance-Richtlinie und die mit ihr verbundenen Verhaltensanforderungen soll nicht dazu führen, die Verantwortung für das Tun und Unterlassen der Mitarbeiter im Hinblick auf
die Rechtmäßigkeit und Stimmigkeit ihres Handelns auf die Ebene einer Compliance-Organisation zu verlagern. Die Uzin Utz Group baut auf eine starke Unternehmenskultur, in der Zuverlässigkeit, Eigenverantwortlichkeit und Integrität der Mitarbeiter eine wichtige Bedeutung haben.

Es ist daher Aufgabe eines jeden Mitarbeiters, sich über die für seinen Verantwortungsbereich geltenden Gesetze, Vorschriften, Kodizes und internen Richtlinien zu informieren. In Zweifelsfällen ist Rat bei der zuständigen Compliance-Stelle, dem Vorgesetzten, der Geschäftsleitung oder der Fachabteilung einzuholen.

4. Verhaltenskodizes

Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet,

  • die in seinem Verantwortungsbereich geltenden Gesetze, Vorschriften, Kodizes und internen Richtlinien einzuhalten
  • fair, respektvoll und vertrauenswürdig bei allen Tätigkeiten und Geschäftsbeziehungen zu sein
  • das Ansehen der Uzin Utz Group zu achten und zu fördern
  • Interessenkonflikte zwischen geschäftlichen und privaten Angelegenheiten zu vermeiden
  • sich oder anderen keine unrechtmäßigen Vorteile zu verschaffen

5. Gleichbehandlung

Benachteiligungen aus Gründen der Rasse, der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion, der Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität sind strikt untersagt. Dies gilt insbesondere für den Umgang mit Kollegen, Mitarbeitern und Geschäftspartnern sowie bei der Einstellung, Beförderung oder Entlassung von Mitarbeitern.

6. Verbot von Korruption

Korruption – Bestechung, Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Vorteilsnahme – ist in allen Formen strikt verboten.

Dies gilt auch für Vorstufen von Korruptionshandlungen. Jeder Anschein eines Interessenkonflikts bei der Gewährung oder Annahme von Zuwendungen ist zu vermeiden.

7. Vermeidung von Interessenkonflikten bei der Vergabe von Aufträgen

Private Interessen der Mitarbeiter und die Interessen der Uzin Utz Group sind streng voneinander zu trennen. Auch bei der Vergabe von Aufträgen ist bereits der Anschein eines Interessenkonflikts zu vermeiden. Nicht zulässig sind insbesondere

  • die Vergabe von Aufträgen an nahestehende Personen (zum Beispiel Ehegatten, Lebenspartner, Verwandte und private Geschäftspartner);
  • die Vergabe von Aufträgen an Unternehmen, in denen nahestehende Personen in maßgeblicher Position arbeiten;
  • die Vergabe von Aufträgen an Unternehmen, an denen nahestehende Personen mit 10% oder mehr beteiligt sind;
  • Nebentätigkeiten für Wettbewerbsunternehmen;
  • Nebentätigkeiten für Geschäftspartner.

Ausnahmen können nur unter Beachtung des internen Freigabeprozesses genehmigt werden. Mitarbeiter, die sich direkt oder indirekt mit 10 % und mehr an einem Wettbewerbsunternehmen beteiligen möchten oder bereits beteiligt sind, müssen dies der zuständigen Compliance-Stelle melden. Diese prüft, ob ein Interessenkonflikt besteht.

8. Wettbewerbs- und Kartellrecht

Die Uzin Utz Group bekennt sich zum freien Wettbewerb. Die Uzin Utz Group verhält sich im Wettbewerb jederzeit fair. Die Einhaltung der geltenden Kartell- und Wettbewerbsgesetze, national, europäisch wie auch international, ist eine Selbstverständlichkeit.

Von ihren Mitarbeitern fordert die Uzin Utz Group insbesondere die Beachtung der folgenden Verhaltensanforderungen ein:

  • Es werden keine Informationen an Wettbewerber weitergegeben, von diesen entgegengenommen bzw. mit diesen ausgetauscht, die Rückschlüsse auf ein aktuelles oder künftiges Marktverhalten zulassen.
  • Geschäftspolitik und Preise werden unabhängig festgelegt und niemals formell oder informell, weder direkt noch indirekt, mit Mitbewerbern, Konkurrenten oder anderen unabhängigen Parteien verabredet.
  • Aufträge, Auftraggeber und Gebiete werden niemals zwischen den Gesellschaften der Uzin Utz Group und Mitbewerbern, Konkurrenten oder anderen unabhängigen Parteien aufgeteilt.
  • Es werden keine unlauteren Geschäftspraktiken angewendet bzw. unlautere geschäftliche Handlungen vorgenommen.
  • Die Mitarbeit in Verbänden und Teilnahme an deren Veranstaltungen erfolgt nur für zulässige Zwecke. Jeglicher Vergleich mit Mitbewerbern bzw. der Austausch von Informationen steht dabei im Einklang mit den entsprechenden Gesetzen.
  • Kontakte zu Wettbewerbern sind auf das absolut notwendige Minimum zu beschränken.

9. Befolgung steuerlicher Gesetze und Richtlinien

Die Uzin Utz Group befolgt die jeweils anwendbaren steuerlichen Gesetze und Richtlinien der Finanzverwaltungen. Dies betrifft, insbesondere die fristgerechte Einreichung von Deklarationen und die pünktliche Entrichtung der festgesetzten Steuern und Abgaben. Die Einhaltung dieses Rahmens wird durch innerbetriebliche Kontrollsysteme und Regelwerke (z.B. Konzern-Richtlinien bezüglich internationaler Aktivitäten) sichergestellt.

10. Geistiges Eigentum Dritter

Die Uzin Utz Group respektiert das geistige Eigentum Dritter, wie z.B. Markenrechte, Geschmacksmuster und Patente, sowie Urheberrechte.

11. Bekämpfung von Geldwäsche

Bei Geldwäsche handelt es sich um einen Vorgang, bei dem Geldmittel aus unrechtmäßigen Quellen in rechtmäßige Finanzkanäle geschleust werden oder rechtmäßige Geldmittel für unrechtmäßige Zwecke abgezweigt werden.

Die Uzin Utz Group befolgt konsequent den Grundsatz „know your customer“, um eine Verwicklung in Geldwäsche-Aktivitäten zu verhindern. Die Mitarbeiter der Uzin Utz Group sind angehalten, die Identität des jeweiligen Geschäftspartners festzustellen. Verdachtsmomente, die auf Geldwäsche hindeuten, sind unverzüglich der zuständigen Compliance-Stelle sowie der Fachabteilung zu melden.

12. Behandlung von Insiderinformationen

Die Uzin Utz Group ist als börsennotierter Konzern den wertpapierhandelsrechtlichen Regelungen, insbesondere im Zusammenhang mit Insiderinformationen unterworfen. Insiderinformationen sind nicht öffentlich bekannte Umstände, die dazu geeignet sind, bei Bekanntwerden den Börsenkurs eines Wertpapieres erheblich zu beeinflussen.

Die Uzin Utz Group erwartet von ihren Mitarbeitern, Insiderinformationen bis zu ihrer Veröffentlichung streng vertraulich zu behandeln. Mit einer Weitergabe von Insiderinformationen verstößt der Mitarbeiter gegen seine Verschwiegenheitspflichten und kann sich strafbar machen. Das Insiderrecht verbietet weiterhin die Ausnutzung einer Insiderinformation zur Erlangung eines direkten oder indirekten persönlichen Vorteils bei Kauf oder Verkauf von Wertpapieren.

Die Uzin Utz Group führt durch die Uzin Utz AG ein Insiderverzeichnis nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften.

13. Umsetzung der Compliance-Richtlinie / Ahndung von Fehlverhalten

Die Umsetzung der Compliance-Richtlinie liegt im Verantwortungsbereich der jeweiligen Gesellschaft der Uzin Utz Group. Die Uzin Utz AG als Konzernmutter hat eine zentrale Compliance Stelle eingerichtet, die direkt dem Vorstand unterstellt ist. Die Compliance-Stelle dient als zentraler Ansprechpartner für alle Fragen im Zusammenhang mit dieser Compliance- Richtlinie sowie im Zusammenhang mit den weiteren Verhaltenskodizes, die sich die Uzin Utz Group gegeben hat.

Mit umfassenden Kommunikationsmaßnahmen unterstützt die Uzin Utz Group die nachhaltige Verankerung von Compliance in allen Konzerngesellschaften. Die Mitarbeiter werden zeitnah über neue Maßnahmen und Entwicklungen informiert.

Alle Mitarbeiter der Uzin Utz Group, einschließlich der Führungskräfte und Organe, werden regelmäßig zu Compliance relevanten Themen geschult. Ziel ist es, das Bewusstsein aller Mitarbeiter für Compliance-Risiken zu schärfen und ihnen Kenntnisse relevanter Vorschriften zu vermitteln; dies betrifft nicht nur die jeweiligen nationalen Regelungen, sondern auch wichtige ausländische Gesetze und internationale Abkommen.

Die interne Überprüfung von Compliance-Verstößen erfolgt durch die jeweiligen in jeder Gesellschaft eingerichteten Compliance-Stellen. Die Ahndung von festgestellten Compliance-Verstößen erfolgt durch die jeweilige Geschäftsleitung unter Ausnutzung sämtlicher arbeitsrechtlich zulässiger Sanktionsmöglichkeiten in Abhängigkeit von der Schwere des Compliance-Verstoßes.

Ein festgestellter Compliance-Verstoß wird darauf untersucht, ob dieser Folge eines strukturellen Versäumnisses ist. In diesem Fall ist die jeweilige Compliance-Stelle, gegebenenfalls in Zusammenarbeit mit der zentralen Compliance Stelle, beauftragt, Empfehlungen zur Beseitigung von Defiziten zu erarbeiten und in der betroffenen Gesellschaft bzw. in der Compliance-Organisation umzusetzen.

Die zentrale Compliance-Stelle berichtet mindestens einmal jährlich an den Vorstand der Uzin Utz AG über den gruppenweiten Status der Compliance-Aktivitäten, Compliance-Risiken und festgestellte schwerwiegende Compliance-Verstöße.

 

 

1 Als "Mitarbeiter" im Sinne dieser Richtlinien gelten alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der uzin Utz Group im In- und Ausland, einschließlich der Führungskräfte und der Organmitglieder. Alle in dem Dokument verwendeten Begriffe sind im Übrigen geschlechtsneutral zu verstehen.

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